انبارها در بهترین و مرتب‌ترین حالت هم مکانی شلوغ و به‌هم‌ریخته به نظر می‌رسند. همیشه تعداد زیادی از افراد، وسایل نقلیه و تجهیزات دائما در حال کار کردن هستند تا موجودی‌ها را دریافت کنند، سفارشات را انجام دهند و آن‌ها را به دست مشتریان برسانند. اگر یک انبار به خوبی سازماندهی نشود، جریان عملیاتی و کارایی زنجیره تامین با اختلال مواجه خواهد شد که می‌تواند بر سودآوری سازمان نیز تاثیر منفی داشته باشد.
بنابراین، مدیریت انبار و تحت‌کنترل داشتن آن بسیار مهم است. اما چگونه می‌توان یک انبار را همواره مرتب و منظم نگه داشت. به شطوری که همیشه آماده دریافت موجودی، آماده‌سازی سفارشات، بارگیری و ارسال کانتینرها باشد و مشتریان خود را راضی نگه دارد؟
یکی از راه‌های دستیابی به این هدف، استفاده از مدل 5S است. این مدل توسط یک برنامه ساختاریافته و سازمان‌دهی‌شده، استانداردسازی محل کار را انجام می‌دهد. 5S نشان‌دهنده پنج اصل اساسی برای حفظ یک محل کار تمیز و منظم است. به طوری که جلوه خوبی ایجاد شود و انبار همیشه تمیز و مرتب به نظر برسد.
البته داشتن یک انبار تمیز و منظم فقط به معنای ظاهر مرتب آن نیست؛ بلکه به معنای داشتن فرآیندهای عملیاتی کارآمدتر، برتری در آموزش و ارتباطات و در نهایت، صرفه‌جویی در زمان و هزینه است. عملیات سازماندهی انبار با استفاده از سیستم 5S، به سرعت مشکلات را شناسایی کرده و آن‌ها را حل و فصل می‌کند. همچنین مانع از تکرار اشتباهات می‌شود.
مدل 5S علاوه بر اینکه با تبدیل انبار به مکانی امن‌تر و تمیزتر برای کارکنان مطلوب‌تر است، با بهبود کارایی و بهره‌وری، حذف ضایعات و صرفه‌جویی در هزینه‌های عملیات انبار، به کسب و کار شما نیز کمک می‌کند.
مدل 5S در مدیریت انبار
در ادامه نگاهی به سیستم 5S بر اساس ترتیب مراحل و نحوه کمک هر مرحله به مدیریت بهتر انبار می‌پردازیم.
مرحله اول: مرتب‌سازی
اولین مرحله بر حذف اقلام غیرضروری و نگه داشتن اقلام واجب برای جلوگیری از شلوغی انبار شما تمرکز دارد. این کار از انباشت بی‌مورد موجودی، اتلاف وقت برای جستجوی قطعات، ابزار و محصولات جلوگیری کرده و مانع ایجاد خطرات ایمنی ناشی از شلوغی می‌شود.
مرحله مرتب‌سازی مستلزم تمیز کردن تمام قسمت‌های انبار است تا موجودی انبار بیشتر قابل مشاهده باشد. با حذف آلودگی‌ها، زباله، روغن، ابزارهای شکسته، مواد اضافی و ضایعات، می‌توانید اقلام جابه‌جا‌شده را به انبار برگردانید یا قسمت‌های خالی انبار را برای اهداف دیگر کشف کنید.
مرحله دوم: مرتب کردن
"جایی برای همه چیز و هر چیزی در جای خود." مرتب کردن اجزا به معنای ایجاد روش‌های ذخیره‌سازی مفید و موثر است. شاید این بخش از سیستم 5S چالش‌برانگیزترین قسمت آن باشد. زیرا ممکن است ساده‌سازی یا سازماندهی عملیات انبار شما زمان زیادی ببرد و هیچ راه‌حل یکسانی برای همه انبارها وجود ندارد. نحوه ساختاردهی هر انبار، به هدف شما، نحوه استفاده از آن و چگونگی جریان فرآیندهای انبار بستگی دارد.
مرحله سوم: درخشش
منظور از "درخشش"، تمیز و مرتب نگه داشتن تمام قسمت‌های انبار است. طوری که هیچ زباله یا آلودگی در انبار یافت نشود. برای این مرحله از مدل 5S، تمیز کردن کلی انبار مورد نیاز است که شامل تمیز کردن کل ساختمان، قفسه‌بندی‌ها و همچنین ابزار، تجهیزات و ماشین‌آلات می‌شود. این کار مدیریت انبار شما را آسان‌تر کرده و مکانی دلپذیرتر و امن‌تر برای کارکنان ایجاد می‌کند. چرا که خطرات کمتری داخل آن وجود خواهد داشت.
مرحله چهارم: استانداردسازی
استانداردهای خود را بالا تعیین کنید! این مرحله از سیستم 5S به ایجاد ثبات در نحوه عملکرد انبار شما و نحوه انجام وظایف می‌پردازد. اجرای یک روال روزانه و یک روش کار ساختاریافته نه تنها به ایجاد یک محیط کارآمدتر و پربارتر کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود تا کارگران شما از استانداردهایی که می‌خواهید به آن‌ها برسید، قدردانی کنند.
ایجاد مجموعه‌ای از رویه‌ها، برنامه‌ها و چک‌لیست‌هایی که به راحتی در دسترس، قابل‌مشاهده و قابل‌پیگیری باشند و به کارکنان کمک کنند تا بفهمند چه کاری باید انجام شود و چگونه و چه زمانی از آن‌ها خواسته می‌شود تا آن را انجام دهند.
علاوه بر موارد گفته‌شده، اجرای آموزش‌های مداوم و ارزیابی عملکرد مناسب، به کارکنان شما درک روشن‌تری از آنچه انتظار می‌رود می‌دهد و بنابراین، به حفظ و بهبود استانداردها کمک می‌کند.
مرحله پنجم: پایداری
مرحله آخر سیستم 5S ثبات و پایداری در کار است. این مرحله در مورد حفظ عادات و حفظ و بهبود استانداردها است. بنابراین نباید اجازه دهید زحمات شما هدر رود. مرحله پنجم سخت‌ترین بخش برای اجرا محسوب می‌شود. چرا که بازگشت به عادات قدیمی بسیار راحت است. ایجاد یک برنامه برای نظارت و ارزیابی منظم عملیات انبار، همچون برنامه نظافت و پاکسازی برای کارکنان، به جلوگیری از تجمع مجدد بی‌نظمی و کثیفی کمک می‌کند. با مشارکت دادن نیروی کار خود، همواره اهمیت مدل 5S را یادآور شوید و استانداردهای مورد انتظارتان را ایجاد کنید.
